• <xmp id="a6c2a">
    立即咨詢
    您當前的位置:職稱驛站 > 論文 > 管理論文 > 信息管理論文職稱驛站 期刊論文發表咨詢 權威認證機構

    機關事業單位檔案管理數字化技術應用分析

    職稱驛站所屬分類:信息管理論文發布時間:2021-10-16 09:10:17瀏覽:

    在機關事業單位檔案管理中,數字化技術對提升管理效率和管理質量具有很重要的影響,F階段機關事業單位認識到數字化技術在檔案管理中的運用優勢,通過建設數字化檔案管理制度、構建數字化檔案管理系統

       摘 要:在機關事業單位檔案管理中,數字化技術對提升管理效率和管理質量具有很重要的影響,F階段機關事業單位認識到數字化技術在檔案管理中的運用優勢,通過建設數字化檔案管理制度、構建數字化檔案管理系統、有效處理紙質檔案資料、提升檔案管理服務水平等方式,促使檔案管理工作得以有效開展。對于實踐開展不良的情況,探討數字化技術應用情況,為機關事業單位檔案管理良好開展提供支持。

      關鍵詞:機關事業單位;檔案管理;數字化技術

    陜西檔案

      《陜西檔案》(雙月刊)創刊于1984年,是陜西省檔案學會主辦、陜西省檔案局主管的融檔案、文秘、史學于一體,集新聞性、學術性、指導性、知識性于一體,并具有陜西特色的綜合性檔案專業期刊,國內外公開發行。

      基于機關事業單位檔案管理實際,數字化技術的運用對檔案管理工作良好開展具有很積極的影響。結合機關事業單位檔案管理特點,采用數字化技術,不但能夠提升檔案管理服務水平,同時也避免了資源浪費。因此,有效運用數字化技術,是檔案管理工作的重要選擇,也是機關事業單位未來發展的重要方向;诖,在機關事業單位檔案管理中,應探討數字化技術的具體應用,促使檔案管理工作得以良好推進。

      一、機關事業單位檔案管理數字化技術應用必要性

      機關事業單位中的檔案管理是比較重要也是很龐大的一個模塊,其工作形式的先進性和工作開展的效率性,對于機關事業單位良好運行具有至關重要的作用。在傳統檔案管理工作模式的影響下,無論是工作人員的工作能力還是技術使用都具有很明顯的局限性,而管理理念的落后使得管理工作具有明顯的滯后性,同時,也沒有相對完善的制度作為支撐。機關事業單位的檔案多以紙質化形式體現,紙質材料的特殊性對于保存方式和保存空間具有很高的需求,使得管理工作開展困難非常大,經常會發生材料丟失、管理混亂、處理麻煩等問題。機關事業單位的人員構成平均年齡比較大,尤其是很多年紀比較大的工作人員文化程度較低、管理理念落后,同時,針對年紀比較大工作人員的培訓非常少,導致檔案管理工作的開展所能實現的科學性和先進性非常有限。長此以往,機關事業單位的檔案管理工作會面臨很大的問題。而通過當前時代的高速發展,很多年輕群體進入機關事業單位,使得很多現代化技術得以步入檔案管理工作當中,檔案管理工作的高效性和先進性具有極大的提升。數字化技術的優勢隨處可見,其無論對于更新管理理念還是革新管理模式都具有十分突出的作用。數字化技術的引入是時咨詢服務展的必然,是機關事業單位進步的必要途徑。具體體現方式如下:

      首先,機關事業單位以往的檔案資料都是紙質形式,無論是管理還是借閱都很不方便。傳統形式下檔案管理方式是將紙質檔案放置在檔案柜中,同時,柜門上會張貼一張資料目錄,在查找檔案資料時也主要依靠這些目錄,但是,問題在于如果工作人員出現漏看錯看的情況,不利于之后的工作開展。而通過運用數字化技術,只需要輸入關鍵詞,其管理平臺就會提供相應的文檔,無須花大量的時間去尋找。同時,借閱環節也不必經過一步步的審批,只需要在平臺上提交申請即可。其次,紙質檔案在分散嚴重的情況下,檔案管理部門想要實現檔案資料的全面化管理非常困難。而在數字化技術的加持下,檔案資料提交很方便,能夠極大避免資料分散情況。同時,數字化管理平臺具有的銷毀功能,在提升檔案資料安全系數的同時,也促使檔案銷毀工作更加便利,避免了對紙質資源的浪費。最后,通過對數字化技術的運用,避免了很多安全隱患。針對紙質檔案開展的保存工作對人力和物力要求很高。比如,如果檔案室比較潮濕,很有可能會導致檔案受潮發霉;而如果檔案室比較干燥的情況下,很有可能會導致檔案燒毀。而將紙質檔案轉變為電子檔案,無需放置在檔案室,也無需注意過多的問題,檔案就能夠實現有效的管理,不必定期花費大量的時間維護管理,充分提升了管理工作效率。

      二、機關事業單位檔案管理數字化技術應用策略

      1.建設數字化檔案管理制度

      從現階段機關事業單位檔案管理工作開展的情況來看,應該進一步加強對數字化技術的運用,樹立數字化檔案建設目標,明確機關事業單位檔案管理未來發展的方向,進而促使檔案管理制度建設良好推進。從當前社會發展的趨勢來看,數字化技術已經逐步深入到人們生活工作中的各個角落,并且從高效的工作效率和優質的生活水平來看,數字化技術具有不可替代的作用。因此,機關事業單位應該充分認識到這一社會發展趨勢,進而改革優化檔案管理工作,將數字化技術有效落實到管理工作當中,促使檔案管理工作能夠為機關事業單位未來發展奠定堅實的基礎。檔案管理制度是管理工作開展的根本依據,機關事業單位應該著手于建設數字化檔案管理制度,以數字化的角度進行工作流程優化,從而切實提升管理工作開展的效率。機關事業單位管理層應該明確作為領導的責任,主動了解數字化技術的發展情況和具體運用,并積極推動數字化技術落實到檔案管理工作當中。有意識地對檔案管理工作現狀開展調查,投入相應的人力、物力,強化數字化設備建設,完善相應的基礎設備體系,為之后的數字化檔案管理工作提供充分的支撐。

      機關事業單位想要促使數字化技術良好落實在檔案管理中,首先要做的就是完善相應的制度體系,促使接下來的工作開展具有充分的支持。而想要建設數字化制度,首先,要對機關事業單位的檔案管理工作情況進行分析,進而有針對性地對制度進行建設完善,確保其能夠很好地推動機關事業單位現代化發展。而檔案管理制度具體可以分為幾個方面,管理人員應該從不同的管理角度進行思考,有的放矢地完善檔案制度。針對檔案資料的存儲整理工作,檔案管理人員工作開展不僅要在部門內部,還會涉及其他部門。因此,每個檔案管理部門人員都應該投身到制度建設中,促使內部工作良好開展,同時,也能與其他部門實現有效的統籌協調,進一步確保檔案制度的層次性。同時,還要為其他部門提出檔案提交要求,提交檔案資料時,要確保資料的格式是一致的,這樣以便于開展數字化管理工作,從而簡化工作流程。

      2.構建數字化檔案管理系統

      數字化檔案管理系統是開展檔案管理工作的有效途徑,能夠極大程度上保障檔案管理工作的效率和質量。因此,機關事業單位建立健全相應的數字化檔案管理系統是非常有必要的,進而提升檔案管理工作的效率,盡可能地減少部門之間的矛盾,推動機關事業單位得以良好運行。構建數字化檔案管理系統,促使文件檔案能夠以電子形式進行管理,極大程度上延長了檔案保管的時間,讓檔案資料的利用價值得以延伸。同時,檔案資料從生成開始,到整理、提交、處置、保存這整個流程,都實現了數字化管理,在充分簡化管理流程的同時,也極大地減輕了工作人員的工作負擔,也為后期檔案追蹤提供了可供查找的依據。數字化檔案管理系統應該包含文件收集、文件存儲、文件運用、鑒定處理等,確保每一步檔案管理工作都能夠實現良好開展,切實保障檔案管理工作的有效性。

      傳統形式下,機關事業單位的檔案資料僅供內部人員利用,無法實現大范圍的共享,為更多的人創造價值。在構建數字化檔案管理系統時,要完善內部管理通道和外部進入通道,促使外部社會也有機會進入檔案管理系統,為社會提供一定程度的資源信息,滿足社會大眾對于機關事業單位的了解需求,使得檔案資料的利用價值得以充分提升。因此,數字化檔案管理系統在構建過程中,針對內部局域網和社會網絡的銜接要進行有效的研究,確保機關事業單位與外界溝通的渠道充分暢通。與此同時,需要注意的是檔案信息共享是有限制的,很多檔案信息涉及機關事業單位的內部隱私,因此,要對于信息共享的范圍進行清晰界定;诖,對于數字化檔案管理平臺的操作要進行全方位的監督管理。首先,檔案歸檔時,檔案管理員需要提前對要上傳的檔案資料進行審核,確保其沒有問題的情況下,再由工作人員將其歸放到相應存儲位置上。其次,是檔案借閱時,平臺會提供電子形式和紙質形式兩種借閱服務。填寫并提交借閱表單,經過檔案管理人員審核無誤后,就可以進行檔案資料觀看或下載的操作。除此之外,要進行檔案鑒定時,在檔案已經過期失效的情況下,管理人員應該進行相應的鑒定工作。最后,是檔案處理,要對檔案進行銷毀處理的工作時,應該按相應流程進行銷毀,同時對于銷毀的時間、原因等詳細記錄。機關事業單位運用數字化技術進行檔案管理工作時,經常會用到OCR技術,該技術主要運用在檔案錄入工作中。檔案管理人員對需要上傳的文件進行掃描,識別系統會對掃描結果做出反應,這時會用到OCR技術對掃描結果中的文字內容進行編輯,最后形成電子文本。通過對該技術良好運用,極大簡化了文檔編輯的工作流程,同時,其自動化能夠充分減輕工作人員身上的負擔。

      3.有效處理紙質檔案資料

      當機關事業單位檔案管理有效落實數字化技術之后,就會面對紙質文檔何去何從的問題。機關事業單位檔案管理部門內部存儲了很多檔案資料,數量龐大、類型繁多,而如何良好處理是管理人員應該思考的問題。針對這種情況,處理工作可以從三個階段開展。第一,以往的檔案資料不僅存在于檔案管理部門,其他部門也具有相應數量的文檔資料。將各個部門具有的零散紙質文件進行集中收集,并對文檔進行分類,明確其所屬的電子目錄,將歸檔到數字化檔案管理平臺中,促使檔案實現集中化管理。第二,當機關事業單位開始全面實行數字化檔案管理工作后,要將檔案進行電子歸檔,而歸檔是有順序的,將利用價值更高的紙質文檔先行錄入到數字化管理平臺中,之后將剩下的文檔依次錄入。第三,完成電子歸檔之后,對于文檔的保存價值進行進一步分析,明確沒有利用價值的文檔要按照流程將其銷毀,并記錄銷毀資料。同時,對有利用價值的檔案,要將其妥善整理到相應檔案目錄當中。

      除此之外,機關事業單位要注重加強對數字化檔案管理的推廣建設。具體可以從兩個方面開展。首先,機關事業單位要完善相應的數字化檔案管理方案,根據方案有效落實相關工作,從而盡可能地減少資金浪費。在實際運用數字化檔案管理平臺之后,要建立相匹配的管理監督體系,從而為管理平臺良好運行保駕護航。其次,檔案管理人員對數字化檔案管理工作開展的重要性要充分明確,單位要注重對檔案管理人員的培訓工作,有效提升其對數字化技術的運用能力,促使數字化檔案管理得以良好推行。確保檔案管理部門工作人員都具有相應的實力有效使用數字化檔案管理平臺,進一步推動機關事業單位現代化發展目標得以實現。同時,數字化管理與傳統管理工作開展方式具有很大的不同,基于此要針對現階段數字化檔案管理工作開展情況,對工作人員的崗位定位進行清晰界定,保障崗位職責之間不會出現空檔或者重復的情況,促使具體檔案管理工作流程之間得以順利過渡。

      4.提升檔案管理服務水平

      在當前數字化時代下,機關事業單位檔案管理人員無論是工作理念還是工作模式都需要做出明確的改變,才能促使自身更好跳脫出固定工作框架,進而很好地應對數字化時代帶來的挑戰。信息化時代下,社會發展日新月異,檔案管理人員只有樹立不斷發展、不斷學習的意識,推動自身實現良好的成長,才能更好地應對工作和生活,也能推動檔案管理工作質量得到切實的保障。傳統形式下的檔案管理工作比較瑣碎,極大地降低了檔案管理服務水平。以檔案查詢為例,在沒有數字化技術的支持下,檔案查詢工作比較復雜,主要依靠人力完成,很浪費時間。針對這個問題,運用數字化技術建立的檔案管理平臺,能夠對檔案資料進行嚴謹細化的分類和歸檔,并且會提供檔案的關鍵詞,從而為使用人員查詢文檔提供了很大的便利,也促使文檔資料的使用價值得到極大彰顯。同時,不同部門、不同崗位的工作人員對于檔案資料的偏好是不同的,完善后臺大數據計算功能,對相應崗位和部門人員的信息使用情況進行精確的計算,為其提供更對口的檔案資料,促使其工作需求得以被切實滿足。

      檔案管理究其本質是服務類工作,主要是為了滿足機關事業單位工作人員在工作中對于數據信息的需求。尤其是在當前社會發展趨勢下,工作人員對獲取檔案的效率,以及檔案的質量提出了更高的要求,這就意味著檔案管理部門需要加強自身數字化建設程度。首先,檔案管理人員自身要有先進的發展意識,能夠充分認識到數字化技術運用的必要性。機關事業單位的檔案管理部門工作人員整體年紀比較大,他們的工作模式已經被固化,將自己與外界隔離起來,很難形成創新發展意識。但是現實問題就是當前社會發展速度十分迅猛,如果,沒有發展創新的意識,不斷用學習來強化完善自己,那么檔案管理服務水平就會停滯不前,就只能被時代所淘汰。機關事業單位檔案管理人員需要不斷強化自身數字化思維方式,推動管理工作模式有效創新,促使事業單位檔案管理人員能夠與時咨詢服務展趨勢保持一致。其次,檔案管理工作想要實現良好轉型,指的是通過對數字化技術的良好運用,建立健全數字化檔案管理平臺,使得以往形式下檔案資料只在內部流轉,轉型為可以實現全社會共享,促使檔案資料的價值得以最大化地體現,進而促使機關事業單位的服務水平實現充分提升。最后,檔案管理工作流程需要進一步完善。對檔案管理工作流程進行細化調整,明確清晰每一環節的工作內容和責任,進而促使管理流程之間實現良好的銜接。

      三、結語

      通過對機關事業單位檔案管理的了解,在管理過程中,采取數字化技術,對機關事業單位實現現代化發展具有重要意義。結合當前機關事業單位檔案管理實際,在管理過程中,數字化技術對檔案管理工作創新化發展具有直接影響。因此,應立足于機關事業單位檔案管理實際,對數字化技術的應用進行有效分析,推動數字化技術得以良好運用,為檔案管理工作奠定基礎,切實提升檔案管理工作質量,解決傳統管理工作模式下產生的負面影響。

      參考文獻:

      [1]白云麗.數字化技術在檔案管理工作中的應用[J].科技風,2020

      [2]盧秋蓉.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].蘭臺內外,2020

      [3]吳艷群.淺論機關事業單位數字化檔案管理工作[J].傳播力研究,2019

      [4]張黎一.機關事業單位數字化檔案管理工作策略探究[J].科技風,2019

      [5]盧秋蓉.機關事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策[J].辦公室業務,2017

    《機關事業單位檔案管理數字化技術應用分析》

    本文由職稱驛站首發,一個權威專業的職稱論文發表網

    文章名稱:機關事業單位檔案管理數字化技術應用分析

    文章地址:http://www.bjjkshz.com/lunwen/guanli/xinxigl/45640.html

    '); })(); 精品99久久久,老头扒开我粉嫩的小缝,啦啦啦视频在线视频免费4
  • <xmp id="a6c2a">